Gmail lleva tantos años con nosotros que es fácil usarlo siempre igual, sin sacarle partido a la mitad de sus funciones. Detrás de esa bandeja de entrada hay ajustes que ahorran tiempo, reducen errores y te ayudan a mantener el correo bajo control.
Estos trucos funcionan sobre todo desde la versión web en el ordenador, y muchos también en la app del móvil. No hace falta instalar nada: solo conocer dónde está cada opción para exprimir el correo de Google como se merece.
Deshacer el envío de un correo
A todos nos ha pasado enviar un mensaje antes de tiempo. Gmail permite cancelar el envío durante unos segundos tras pulsar Enviar, gracias a un aviso que aparece abajo con la opción Deshacer.
Puedes ampliar ese margen en Configuración, en la pestaña General, donde eliges un periodo de cancelación de hasta 30 segundos. Es uno de los ajustes que más disgustos evita, así que conviene ponerlo al máximo. Ten en cuenta que el correo no sale de verdad hasta que ese margen termina, de modo que ganas unos segundos valiosos para rectificar.
Programar correos y respuestas automáticas
Si escribes un correo a deshora pero no quieres que llegue de madrugada, usa Programar envío. Al redactar, pulsa la flecha junto al botón Enviar y elige la fecha y la hora en que quieres que salga.
Para las vacaciones o los días que no vas a responder, activa la respuesta automática desde Configuración, en Respuesta automática. Podrás fijar un mensaje, unas fechas y decidir si contesta a todo el mundo o solo a tus contactos.
Filtros y etiquetas para ordenar la bandeja
Las etiquetas son como carpetas flexibles, y los filtros aplican reglas de forma automática. Juntos mantienen la bandeja limpia sin que tengas que mover correos a mano cada día.
Por ejemplo, puedes crear un filtro para que las facturas de una empresa lleguen ya etiquetadas y archivadas, o para que ciertos boletines salten un paso. Se configuran desde la lupa de búsqueda, con la opción de crear un filtro a partir de una búsqueda.
- Etiqueta y archiva automáticamente a ciertos remitentes.
- Marca como importante lo que te interesa de verdad.
- Envía a la papelera lo que nunca lees.
- Reenvía copias a otra cuenta cuando lo necesites.
Atajos de teclado que ahorran tiempo
Activando los atajos de teclado en Configuración, gestionar el correo se vuelve mucho más rápido. Con la mano en el teclado archivas, respondes o pasas de un mensaje a otro sin tocar el ratón.
- C: redactar un mensaje nuevo.
- E: archivar la conversación abierta.
- R para responder y A para responder a todos.
- La barra inclinada para ir directo a la búsqueda.
- G seguido de I para volver a la bandeja de entrada.
Modo confidencial, silenciar y posponer
El modo confidencial permite enviar correos que caducan en una fecha y no se pueden reenviar, imprimir ni copiar con facilidad, e incluso pedir un código por SMS para abrirlos. Es útil para información delicada.
Cuando un hilo de grupo no para de sonar, usa Silenciar para que deje de saltar a tu bandeja sin borrarlo. Y con Posponer haces que un correo desaparezca ahora y vuelva a aparecer arriba el día y la hora que tú digas.
Buscar como un profesional y liberar espacio
El buscador de Gmail admite operadores muy potentes. Escribe from: para filtrar por remitente, has:attachment para ver solo los correos con adjuntos o larger:10M para encontrar los mensajes más pesados que ocupan tu cuenta.
Precisamente ese último truco ayuda a liberar espacio cuando el almacenamiento se llena. Localiza los correos grandes, elimina los que no necesites y vacía la papelera y la carpeta de spam para recuperar gigas de tu cuenta de Google. Si aun así te quedas corto, puedes ampliar el plan de Google One, aunque la mayoría de usuarios recupera sitio de sobra solo con una limpieza a fondo.
Preguntas frecuentes
Cómo activo el deshacer envío?
Ve a Configuración, pestaña General, y en Deshacer el envío elige el periodo de cancelación, hasta 30 segundos. A partir de ahí, cada correo enviado mostrará unos segundos la opción de Deshacer.
Puedo programar correos en Gmail?
Sí. Al redactar, pulsa la flecha junto a Enviar y selecciona Programar envío. Eliges fecha y hora, y el mensaje saldrá solo en ese momento aunque tengas el ordenador apagado.
Cómo libero espacio si Gmail está lleno?
Busca larger:10M para encontrar los correos más pesados, borra los que no necesites y vacía la papelera y el spam. Recuerda que el espacio se comparte con Google Drive y Google Fotos.